Στρατηγικές και εργαλεία για την κινητοποίηση των απομακρυσμένων εργαζομένων

Στο σύγχρονο ταχέως εξελισσόμενο εργασιακό περιβάλλον, οι απομακρυσμένες ομάδες (remote teams) έχουν γίνει ο κανόνας. Σύμφωνα με την έκθεση του LinkedIn Workforce Report, τον Αύγουστο του 2023, περίπου το 9,13% (1 στις 11) των πληρωμένων θέσεων εργασίας στις ΗΠΑ στο LinkedIn προσέφεραν remote εργασία, ενώ το 13,9% (1 στις 7) ήταν για υβριδική εργασία. Το ποσοστό των υβριδικών θέσεων εργασίας αυξάνεται σταθερά από τον Αύγουστο του 2022, όταν ήταν 8,8% (September 2023 update). Ωστόσο, η διατήρηση των κινήτρων και της δέσμευσης σε αυτές τις ομάδες μπορεί να αποτελέσει πρόκληση λόγω της έλλειψης αλληλεπίδρασης πρόσωπο με πρόσωπο και φυσικής παρουσίας. Για να ξεπεραστούν αυτές οι προκλήσεις, οι αποτελεσματικές στρατηγικές και τα εργαλεία για την παρακίνηση των απομακρυσμένων ομάδων είναι απαραίτητα.

Για να ενισχυθεί η αίσθηση του συνόλου και της ενσωμάτωσης στην απομακρυσμένη ομάδα, οι επικεφαλής θα πρέπει να εφαρμόζουν στρατηγικές όπως τακτικές εικονικές ομαδικές συναντήσεις, τηλεδιασκέψεις και εικονικές δραστηριότητες ενίσχυσης της ομάδας. Αυτές οι δραστηριότητες μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία μιας αίσθησης ομαδικότητας και στην ενδυνάμωση του δεσμού μεταξύ των μελών της ομάδας.

Η κινητοποίηση παίζει καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία κάθε ομάδας, είτε πρόκειται για απομακρυσμένη είτε για προσωπική ομάδα. Σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον, όπου οι εργαζόμενοι είναι φυσικά αποσυνδεδεμένοι από τους συναδέλφους τους και το χώρο εργασίας, η διατήρηση υψηλών επιπέδων παρακίνησης καθίσταται ακόμη πιο κρίσιμη. Η Microsoft, για παράδειγμα, διαπίστωσε ότι το 56% των νεοπροσληφθέντων που συναντήθηκαν με τον συνάδελφό τους τουλάχιστον μία φορά κατά τις πρώτες 90 ημέρες, δήλωσαν ότι η επαφή τους τους βοήθησε να γίνουν γρήγορα παραγωγικοί στη δουλειά τους. Το ποσοστό αυτό αυξήθηκε στο 73 % για όσους συναντήθηκαν δύο έως τρεις φορές με τον συνάδελφό τους, στο 86 % για όσους μίλησαν τέσσερις έως οκτώ φορές και στο 97 % για όσους συναντήθηκαν περισσότερες από οκτώ φορές (Strategies for Onboarding in a Hybrid World). Η εναρμόνιση των ατομικών στόχων με τους γενικούς στόχους του οργανισμού είναι απαραίτητη, καθώς η σαφής επικοινωνία σχετικά με τις προσδοκίες, τις ευθύνες και τις μετρήσεις απόδοσης βοηθά τους remote υπαλλήλους να κατανοήσουν πώς η εργασία τους συμβάλλει στη συνολική εικόνα.

Για την παρακίνηση απομακρυσμένων ομάδων, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν σαφείς και συνεχείς δίαυλοι επικοινωνίας, όπως η χρήση εργαλείων τηλεδιάσκεψης για ομαδικές συναντήσεις, εικονικές συνεδρίες τετ-α-τετ και ενημερώσεις έργου. Σύμφωνα με μελέτη που δημοσιεύτηκε στο περιοδικό SN Applied Sciences, η επίγνωση των δραστηριοτήτων των συναδέλφων αποτελεί υποχρεωτική προϋπόθεση για τον συντονισμό ομαδικών δραστηριοτήτων, ανεξάρτητα από τον τομέα, και η συνεργατική προσπάθεια καθυστερεί σημαντικά χωρίς αυτή την επίγνωση (Challenges and barriers in virtual teams: a literature review). Η ανοικτή και διαφανής επικοινωνία επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να μοιράζονται ιδέες, ανησυχίες και ανατροφοδότηση (feedback). Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης και συνεργασίας μεταξύ των μελών της ομάδας είναι ζωτικής σημασίας για την προώθηση της συνεργασίας και της αίσθησης του ανήκειν. Οι τακτικές δραστηριότητες ομαδικής ανάπτυξης, όπως τα εικονικά διαλείμματα καφέ ή τα διαδικτυακά παιχνίδια, μπορούν να προωθήσουν την κοινωνική αλληλεπίδραση και να ενισχύσουν τις σχέσεις. Έρευνα που δημοσιεύτηκε στο International Journal of Education and Research υπογραμμίζει πως σε οργανισμούς όπου τα μέλη της ομάδας δεν βλέπουν βελτίωση σχετικά με τις δραστηριότητες ενίσχυσης των ομάδων, μπορεί να θεωρήσουν τις εκδηλώσεις αυτές ως χάσιμο χρόνου με συνέπεια την απώλεια της εμπιστοσύνης προς τον οργανισμό και των κινήτρων, τη μείωση του ηθικού των εργαζομένων και την παραγωγικότητα (Towards Effective Team Building in the Workplace).

Η παροχή τακτικής ανατροφοδότησης και αναγνώρισης είναι επίσης απαραίτητη για τους remote εργαζόμενους, ώστε να κατανοήσουν την απόδοσή τους και να εντοπίσουν τους τομείς προς βελτίωση. Η εφαρμογή ενός δομημένου συστήματος ανατροφοδότησης που περιλαμβάνει τακτικές αξιολογήσεις απόδοσης και εποικοδομητικές συνεδρίες ανατροφοδότησης μπορεί να συμβάλει στην ενίσχυση των κινήτρων και της δέσμευσης. Σε δημοσίευση του The Psychologist-Manager Journal τονίζεται πως η ανατροφοδότηση χάνει την σημασία της όταν δεν γίνεται συχνά, ενώ αποκτά δυνατό αντίκτυπο όταν γίνεται τακτικά και εκδηλώνεται με πραγματικό ενδιαφέρον για τον εργαζόμενο και την βελτίωση του (Creating a Feedback-Rich Workplace Environment). Η αναγνώριση και ο έπαινος των επιτευγμάτων των απομακρυσμένων μελών της ομάδας μέσω εικονικών αναφορών κατά τη διάρκεια ομαδικών συναντήσεων ή πλατφορμών αναγνώρισης εργαζομένων μπορεί επίσης να συμβάλει σε ένα πιο παραγωγικό και κινητοποιημένο εργατικό δυναμικό.

Τα εργαλεία διαχείρισης έργων (project management), όπως το Trello, το Asana και το Monday.com, είναι απαραίτητα για τις απομακρυσμένες ομάδες ώστε να παραμένουν οργανωμένες και να συνεργάζονται αποτελεσματικά. Αυτά τα εργαλεία προσφέρουν λειτουργίες όπως ανάθεση εργασιών, παρακολούθηση προόδου και υπενθυμίσεις προθεσμιών, διασφαλίζοντας ότι όλοι βρίσκονται εντός της ίδιας γραμμής και ότι οι εργασίες ολοκληρώνονται εγκαίρως. Παρέχουν επίσης διαφάνεια και ορατότητα στην πρόοδο της ομάδας, ενισχύοντας τη λογοδοσία και την παρακίνηση.

Εργαλεία συνεργασίας όπως το Slack, το Microsoft Teams και το Google Workspace παρέχουν λειτουργίες συνομιλίας, κοινής χρήσης αρχείων και συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο σε έγγραφα, λογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις, δημιουργώντας έναν εικονικό χώρο εργασίας για τα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας για συνεργασία, καταιγισμό ιδεών και ανταλλαγή πληροφοριών. Εργαλεία αναγνώρισης εργαζομένων όπως το Bonusly, το Kudos ή το 15Five επιτρέπουν στους διευθυντές και τα μέλη της ομάδας να δίνουν εικονικά συγχαρητήρια, να στέλνουν ψηφιακές επιβραβεύσεις και να παρακολουθούν τα επιτεύγματα των εργαζομένων, ενισχύοντας τα κίνητρα και τη δέσμευση των απομακρυσμένων εργαζομένων.

Στο σημερινό τοπίο της απομακρυσμένης εργασίας, η διατήρηση των κινήτρων και της δέσμευσης των απομακρυσμένων ομάδων είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία. Με την εφαρμογή αποτελεσματικών στρατηγικών και τη χρήση των σωστών εργαλείων, οι διευθυντές μπορούν να δημιουργήσουν ένα ακμαίο και αφοσιωμένο εργατικό δυναμικό. Αυτές οι στρατηγικές προωθούν τη σαφή επικοινωνία, την οικοδόμηση εμπιστοσύνης και τη συνεργασία, ενισχύοντας την αίσθηση του ανήκειν και την παρακίνηση μεταξύ των μελών των απομακρυσμένων ομάδων. Η αξιοποίηση εργαλείων διαχείρισης έργων, πλατφορμών συνεργασίας και εφαρμογών αναγνώρισης εργαζομένων μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα, να βελτιστοποιήσει τις ροές εργασίας και να τονώσει το ηθικό της ομάδας.